Esta guía establece el paso a paso oficial para la planeación, gestión, ejecución y cierre de eventos académicos, científicos, institucionales y de extensión de la Facultad de Ciencias de la Salud. Su objetivo es estandarizar procesos, articular áreas clave y garantizar una experiencia organizada, coherente y de calidad para toda la comunidad.
1. Alcance de la guía
Esta guía aplica para:
- Eventos pagos y no pagos.
- Eventos presenciales, virtuales o híbridos.
- Actividades académicas, científicas, de extensión, bienestar, divulgación y proyección social.
Aplica a:
2. Principios del proceso
- Estandarización: todos los eventos siguen el mismo flujo.
- Articulación: Educación Continua y Comunicaciones trabajan de manera conjunta.
- Planeación: ningún evento se ejecuta sin aprobación previa.
- Corresponsabilidad: cada evento debe tener un responsable designado.
- Cuidado de la imagen institucional: todo material debe cumplir lineamientos gráficos.
Todo evento inicia con el contacto a Educación Continua.
Educación Continua es responsable de:
- Recibir la propuesta inicial.
- Analizar la viabilidad académica, administrativa y financiera.
- Definir si el evento es pago o no pago.
- Verificar disponibilidad de espacios.
- Orientar sobre tiempos, requisitos y costos.
- Registrar el evento en el aplicativo institucional de extensión.
El solicitante debe entregar:
- Nombre del evento.
- Objetivo.
- Público objetivo.
- Fecha tentativa.
- Modalidad (presencial, virtual, híbrida).
- Responsable del evento (nombre, correo y teléfono).
Una vez recibida la información, Educación Continua define:
- Viabilidad o no del evento.
- Ajustes necesarios.
- Alcance institucional.
Resultados posibles:
- ✅ Evento viable: continúa el proceso.
- 🔄 Evento viable con ajustes: se redefinen fechas, alcance o formato.
- ❌ Evento no viable: se comunica al solicitante con justificación.
Cuando el evento es viable y está registrado, se activa el acompañamiento del área de Comunicaciones.
Comunicaciones es responsable de:
- Definir el plan de difusión.
- Diseñar las piezas gráficas oficiales.
- Garantizar coherencia con la imagen institucional.
- Coordinar cubrimiento del evento.
El solicitante debe entregar a Comunicaciones:
- Información final del evento (fechas, lugar, horarios).
- Programa o agenda.
- Ponentes confirmados.
- Logos de aliados (si aplica).
- Fecha límite de difusión.
6. Entregables del área de Comunicaciones
Los entregables dependen del alcance y tipo de evento.
6.1. Antes del evento
- Flyer oficial del evento.
- Piezas para redes sociales (según plan definido).
- Reel o video corto de promoción (si aplica).
- Apoyo en redacción de copies institucionales.
6.2. Durante el evento
- Acompañamiento presencial o virtual (según alcance).
- Registro fotográfico.
- Registro en video (si está contemplado).
6.3. Después del evento
- Entrega de hasta 10 fotografías editadas.
- Video corto post evento (si aplica).
- Publicación post evento en redes institucionales.
- Apoyo en piezas de cierre y agradecimiento.
Importante: Los tiempos de entrega dependen de la complejidad del evento y se informan previamente.
7. Certificados
La generación de certificados se realiza únicamente cuando:
- El evento fue aprobado y registrado.
- Se entrega el listado final de asistentes.
El solicitante debe entregar:
- Base de datos definitiva y depurada.
- Tipo de certificado (asistente, ponente, organizador).
Comunicaciones diseña el certificado y Educación Continua gestiona su emisión.
8. Responsabilidades del solicitante
- Designar un único responsable del evento.
- Entregar información completa y veraz.
- Cumplir los tiempos establecidos.
- Garantizar la logística académica.
- Informar cualquier cambio con anticipación.
9. Consideraciones finales
- No se realizan piezas gráficas ni difusión sin aprobación previa.
- Los eventos improvisados no cuentan con acompañamiento institucional.
- Esta guía busca facilitar procesos, evitar reprocesos y fortalecer el trabajo colaborativo.
10. Contacto
La correcta aplicación de esta guía garantiza eventos organizados, visibles y alineados con la identidad de la Facultad.
